Als bouwer werk je met aannemingsovereenkomsten richting opdrachtgevers en onderaannemingsovereenkomsten richting je ketenpartners, met offertes, meer- en minderwerk en garanties daaromheen. Lynk leest die documenten, zet de afspraken in labels en bewaakt wat er per project en per partner is afgesproken. Zo begin je.
1. Richt je documenttypes en labels in
Een documenttype bepaalt welke labels de AI uit een document haalt. Lynk zet samen met jou een standaardset klaar; je hoeft dus niet zelf te beginnen met prompts schrijven. Typische documenttypes voor bouwbedrijven:
Aannemings-/realisatieovereenkomst (incl. turn-key en bouwteam)
Onderaannemingsovereenkomst en inkoopovereenkomst
Samenwerkingsovereenkomst en intentieovereenkomst
Offerte / voorstel en opdrachtbevestiging
Vergunningen en onderzoeksrapporten
Addendum / allonge, meer- en minderwerk en opzeggingsbrief
Begin met de documenttypes die je het vaakst gebruikt en voeg later aan. Zie Documenttypes en Contractlabels.
2. Maak je objecten aan
Projecten, vennootschappen en contractpartijen (opdrachtgevers en onderaannemers) zijn objecten in Lynk. Elk project en elke partner krijgt een eigen pagina met alle contracten, acties en deadlines. Voeg je projecten en vennootschappen toe voordat je documenten uploadt, of lever ons een lijst aan; dan koppelt de AI de documenten er automatisch aan. Zie Wat zijn objecten?
3. Koppel je opslag
Koppel je SharePoint-site, of gebruik Lynk Storage. Je bestaande projectmappen blijven intact. Documenten kun je ook naar het unieke inbox-adres van je omgeving mailen, bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit de inkoop. Zie Opslag en SharePoint en Inbox.
4. Upload de eerste documenten en controleer ze
Begin met één lopend project: de aannemingsovereenkomst, de onderaannemingsovereenkomsten en de addenda. Zo’n twintig documenten is genoeg om het verschil te zien.
De AI bepaalt het documenttype, koppelt addenda aan de hoofdovereenkomst in een dossier, vult de labels en stelt acties voor. Alles wat de AI voorstelt is paars.
Controleer de suggesties en accepteer, bewerk of wijs ze af. Markeer goede waarden als voorbeeld, dan leert de AI jouw manier van lezen. Zie AI-suggesties beoordelen en Een label bewerken en als voorbeeld markeren.
Controleer het dossier: staat elk addendum in de juiste volgorde onder de hoofdovereenkomst? Zie Contractfamilies.
5. Maak je eerste views en acties
Met views maak je overzichten over alle projecten en partners heen, zonder spreadsheets. Veelgebruikte views bij bouwbedrijven:
Betalingsschema en termijnen per project
Garanties, verzekeringen en bankgaranties, met bedrag en vervaldatum
Opleverdata en boeteclausules van de komende maanden (kalenderweergave)
Alle contracten per onderaannemer, met de afgesproken voorwaarden
Een board van projecten × documenttypes, om te zien welk document nog ontbreekt
Verplichtingen uit de contracten worden acties met een verantwoordelijke, een deadline en een e-mailherinnering. Zie Een tabelweergave maken en Acties toewijzen en herinneringen instellen.
Let op: Richt eerst je documenttypes en labels in en upload daarna pas in bulk. Een label dat later wordt toegevoegd, vul je alsnog voor bestaande documenten met een kolomscan. Kom je er niet uit? We richten de omgeving graag samen met je in. Stuur ons een bericht via de chat rechtsonder.