Wat zijn Dossiers?
In de praktijk komt het regelmatig voor dat een overeenkomst wordt gewijzigd nadat deze is ondertekend. Denk hierbij aan een addendum, allonge of andere contractwijziging die impact heeft op de oorspronkelijke afspraken.
Met Dossiers in Lynk kun je deze documenten aan elkaar koppelen, zodat altijd inzichtelijk blijft:
Welke documenten bij elkaar horen
Welke afspraken zijn gewijzigd
Welke overeenkomst leidend is
Door welk document een wijziging is doorgevoerd
Zo werk je altijd met de meest actuele contractinformatie en voorkom je dat belangrijke wijzigingen over het hoofd worden gezien.
Wanneer gebruik je Dossiers?
Gebruik Dossiers wanneer een document een relatie heeft met een bestaande overeenkomst, bijvoorbeeld:
Addenda
Allonges
Contractwijzigingen
Aanvullende
overeenkomsten
Bijlagen en ondersteunende documenten
Door deze documenten te koppelen ontstaat één overzichtelijk dossier waarin alle relevante informatie samenkomt.
Een document koppelen aan een dossier
Stap 1: Open het document
Open het document dat je wilt koppelen aan een bestaande overeenkomst.
Bijvoorbeeld: een addendum op een intentieovereenkomst.
Stap 2: Open de infobar
Open de infobar aan de rechterzijde van het scherm.
Hier kun je het relatietype van het document instellen.
Stap 3: Kies het relatietype
Selecteer het juiste relatietype:
Hoofdovereenkomst – het primaire document binnen het dossier
Onderovereenkomst – een document dat wijzigingen of aanvullingen bevat op de hoofdovereenkomst
Bijbehorend document – bijvoorbeeld een bijlage of ondersteunend document
In het geval van een addendum kies je doorgaans voor Onderovereenkomst.
Stap 4: Selecteer de hoofdovereenkomst
Kies vervolgens de overeenkomst waaraan het document gekoppeld moet worden.
Sla de relatie op.
Stap 5: Controleer het dossier
Ga naar het tabblad Dossier.
Hier zie je direct dat de documenten aan elkaar zijn gekoppeld en onderdeel uitmaken van hetzelfde dossier.
Een wijziging doorvoeren naar de hoofdovereenkomst
Wanneer Lynk een wijziging detecteert in een addendum of allonge, kun je deze eenvoudig verwerken in de hoofdovereenkomst.
Stap 1: Open het betreffende label
Ga naar het label dat de wijziging bevat.
Bijvoorbeeld:
Bedrag: € 1.600.000
Klik vervolgens op Bewerken.
Stap 2: Bekijk de wijziging
Lynk toont het relevante snippet uit het document waarin de wijziging wordt beschreven.
Hierdoor kun je eenvoudig controleren of de wijziging correct is herkend.
Stap 3: Kies "Wijziging maken in dossier"
Klik op Wijziging maken in dossier.
Je krijgt vervolgens twee opties:
Toevoegen: Gebruik Toevoegen wanneer de informatie nog niet bestaat in de hoofdovereenkomst. Er wordt dan een nieuw label toegevoegd.
Bewerken: Gebruik Bewerken wanneer je een bestaand label wilt overschrijven. Bijvoorbeeld wanneer een koopsom wordt gewijzigd van € 1.500.000 naar € 1.600.000.
Stap 4: Sla de wijziging op
Na het opslaan wordt het label bijgewerkt in de hoofdovereenkomst.
Wijzigingen terugvinden
Alle wijzigingen blijven volledig inzichtelijk.
Vanuit de hoofdovereenkomst kun je:
Zien welke waarde is aangepast
Zien door welk document de wijziging is veroorzaakt
Direct navigeren naar het bronbestand
Hierdoor beschik je altijd over een volledige audit trail van contractwijzigingen.
Best Practice
Wij adviseren om addenda, allonges en andere contractwijzigingen altijd direct aan een dossier toe te voegen zodra deze worden ontvangen.
Op deze manier:
Werkt iedereen met dezelfde actuele informatie
Voorkom je fouten door verouderde afspraken
Blijft duidelijk welke versie van een afspraak geldig is
Kun je wijzigingen eenvoudig herleiden naar het bronbestand
Voor organisaties met meerdere gebruikers zorgt dit voor meer transparantie en minder risico op miscommunicatie.