Inhoud
Je contracten in Lynk krijgen
Het beginpunt is uiteraard het toevoegen van je contracten aan Lynk. Omdat Lynk gericht is op definitieve overeenkomsten, gaat de voorkeur uit naar PDF-bestanden. Documenten toevoegen is een fluitje van een cent. In deze stap leggen we uit hoe je je huidige archief in Lynk krijgt en hoe je Lynk moeiteloos koppelt aan je dagelijkse bedrijfsvoering voor nieuwe deals.
Je contracten uploaden
Je kunt documenten uploaden via de documentenpagina door ze simpelweg te verslepen (drag-and-drop) of door op + Nieuw te klikken en vervolgens 'Documenten' te selecteren.
Je kunt meerdere documenten tegelijk uploaden door ze te verslepen of meerdere bestanden tegelijk te selecteren.
Let op: ZIP-bestanden, mappen of andere verzamelbestanden werken niet. Pak de ZIP eerst uit op je computer, selecteer de losse bestanden en upload deze vervolgens.
✅ Actiepunt: Verzamel contracten
Dit voelt misschien als een wat saai klusje, maar jij en je collega's zullen jezelf later dankbaar zijn. Zodra de documenten in het systeem staan, kun je de AI het zware werk laten doen.
Tip: Stuur een e-mail naar je collega's met de vraag om de contracten die zij momenteel beheren, of zet een timer op 15 minuten en verzamel zelf in batches zoveel mogelijk documenten.
Stel je labels en documenttypes in
Creating your labels
Labels zijn de moleculen van Lynk. Ze bepalen hoe je je contracten structureert en hoe je samenvattingen standaardiseert. Je kunt ze zien als de clausules in je contracten of de kolommen in een Excel-bestand.
Labels kunnen gebaseerd zijn op data uit een contract, zoals garantietermijnen. Ze kunnen echter ook losstaan van de directe tekst, zoals labels voor de typologie (gekozen door de gebruiker) of de contracteigenaar (gekozen door de gebruiker). In deze stap leggen we de verschillende soorten labels uit en hoe je ze aanmaakt.
Afbeelding van instellingen toevoegen
Labeltypes
Het labeltype bepaalt hoe data wordt samengevat en wat je later in het product met die informatie kunt doen — denk aan het groeperen in overzichten (selectielabels) of het sorteren van groot naar klein (getallabels). Hieronder lichten we de verschillende typen labels toe met enkele praktijkvoorbeelden.
Labeltype | Omschrijving | Voorbeelden [label: antwoord] |
Tekst | Vat de inhoud samen in tekst; biedt volledige vrijheid in de output. | Bankgarantie: Bankgarantie 100% van de bouwkosten Boete: 10% van de koopovereenkomst Rente: Krediet: 1-maands EURIBOR + 2,30% marge. Leningen A en B: 4,65% per jaar (5 jaar vaste rente).
|
Selectie | Maak categorieën aan of selecteer opties. In overzichten is het mogelijk om te groeperen, selecteren en filteren op basis van deze opties. | Project: ACME Green Port of Rotterdam
Partij: ABC Ontwikkelaar Entiteit: Bedrijf A
|
Datum | Leg exacte data uit contracten vast. Hierop kan gefilterd worden met datumfilters (zoals 'vóór datum') en ze kunnen worden weergegeven in kalenderoverzichten.
| Ingangsdatum: 12-3-2026 Einddatum: 24-6-2029 Start bouw: 5-5-2026 |
Getal Subtypes: Getal Percentage Euro Dollar | Een gestructureerd getallenveld waarmee je effectiever kunt sorteren en filteren. Ook exportbestanden van overzichten behouden het getalformaat, wat nabewerking vergemakkelijkt. Er kan gekozen worden uit verschillende formaten.
| Werkbare werkdagen: 420 Rente: 5%
Bedrag: € 24.000.000,- Lening: $ 1.000.000
|
Je documenttypes configureren
We hebben documenttypes in het leven geroepen om het beheer van Lynk overzichtelijk te houden. Omdat elk contract om unieke labels vraagt, kun je al snel op 70 verschillende labels uitkomen. Echter is niet elk label relevant voor elk contract; een NDA is immers minder complex dan een aannemingsovereenkomst. Bovendien zijn sommige documenten altijd sub-overeenkomsten, zoals een addendum, terwijl andere altijd de hoofdovereenkomst zijn. Binnen de documenttypes configureer je twee zaken: de 'verwachte labels' en [binnenkort] het standaardtype 'contractfamilie'.
Afbeelding van instellingen toevoegen
NDA | Aanneemovereenkomst |
Effectieve datum Einddatum Partij(en) Vennootschap Samenvatting Boete/korting | Effectieve datum Partij(en) Vennootschap Project Samenvatting Bedrag (€) Indexatie Garantie Start Bouw Werkbare werkdagen Boete/korting Geschatte oplevering Verzekering Juridische levering Economische overdracht (OVB/BTW) Staat van de grond |
Verwachte en niet-toepasbare labels
Verwachte labels zijn de labels die je bij dit specifieke document verwacht aan te treffen. Je selecteert deze uit de volledige lijst met labels binnen je workspace. Voor elk verwacht label kun je er ook voor kiezen om een vooraf ingevulde waarde op te geven. Verwachte labels worden oranje gemarkeerd en krijgen de melding dat ze ingevuld moeten worden. Wanneer een label niet aanwezig is in dat specifieke document, kan het worden ingesteld als niet-toepasbaar en wordt het wit.
Voorbeeld: Bij koopovereenkomsten verwachten we het label 'bankgarantie'.
Praktijkvoorbeeld:
Koopovereenkomst A: heeft een bankgarantie van 10% van de koopsom.
Koopovereenkomst B: heeft géén bankgarantie en wordt ingesteld op 'Niet-toepasbaar'.
Samenwerken met Lynk AI
Video in ontwikkeling
Nieuwe contracten snel registeren
Zodra een document in Lynk binnenkomt, gaat Lynk AI aan de slag. Het matchende documenttype wordt geselecteerd en bijbehorende labels samengevat. Jij hoeft alleen de beoordeling te doen.
Documenten doorlopen de volgen de statussen na het uploaden;
Lezen, Lynk AI leest het document en zet eventuele ingescande pagina's om in digitale tekst
Samenvatten, op basis van de verwachte labels vat Lynk AI het document samen. Er wordt per label een suggestie gemaakt, paarse labels.
Te beoordelen, er staan AI suggesties klaar om te beoordelen.
Te labelen, er zijn nog een aantal labels die verwacht worden. Vul deze in, of stel ze op als niet van toepassing.
Gelabeld, alle verwachte labels zijn ingesteld. Het document is nu volgens de ingestelde regels verwerkt.
Suggesties beoordelen
De suggesties van Lynk AI worden als paars getoond. Je kunt deze accepteren, bewerken of afwijzen. Dit traint jullie model verder. Het documenttype en labels worden voorgesteld.
In deze stap kun je ook makkelijk gewenste acties toevoegen of wijzigingen in een dossier maken door het label te bewerken.
AI suggesties wijzigen
Bij documenttypes stel je in welke labels je verwacht. In label instellingen kun je de opties en AI prompting wijzigen. Lees hier meer.
On-demand due diligence
Stel je wilt een audit doen op al je contracten op boete bepalinge, maar had dit label nog niet aangemaakt. Dan kan Lynk AI je uithelpen door een audit te doen over alle gewenste documenten met een labelscan.
Je kunt namelijk een prompt uitvoeren op alle documenten in een overzicht of in de bestanden opslag. Maak het gewenste label aan, en voeg deze als kolom toe in je overzicht. Je kunt de prompt starten via de kolom instellingen.
Tip: Maak je een nieuwe prompt? Test eerst op een kleinere set aan documenten. Beperk het aantal bestanden waarop je de scan uitvoert door filters toe te passen.
Snel antwoord op je contractvragen
Je kunt in ieder document vragen stellen over het document via de Q&A functie. Lynk AI geeft ook referenties naar de specifieke bepalingen waar het antwoord op is gebaseerd.
Overzichten maken en delen
Video in ontwikkeling
Met overzichten maak je handige dwarsdoorsnedes en structuren van je contracten. Door verschillende type overzichten te gebruiken, zoals tabellen, borden en kalenders, maak je belangrijke contractinformatie inzichtelijk. Deel de overzichten vervolgens met specifieke teamleden of met de hele organisatie.
Een overzicht maken: layout, labels, groeperen, sorteren en filteren
Met layouts bepaal je de vorm van het overzicht.
Kies uit Tabellen, Bord of Kalender.Klik op labels om labels toe te voegen of verwijderen uit het overzicht.
Klik op groepeer, sorteer en filter om het overzicht te personaliseren.
Alle overzicht instellingen bij de hand via dit menu.
Overzichten delen
Als je een overzicht hebt aangemaakt is hij persoonlijk. Anderen kunnen hem niet zien. Rechts boven kun je delen vinden, waar je gebruikers kunt uitnodigen en algemene toegang kunt instellen.
In dit voorbeeld is een bankgarantie overzicht geselecteerd. Dit is een persoonlijk overzicht te herkennen door het persoons icoontje achter de naam. Aan de rechterkant is 'delen' te vinden.
Type overzichten
Tabel
Lijsten, gegroepeerde lijsten, Excel-vervangers en datasheets.
Kenmerken:
Groeperen, sorteren en filteren.
Opmaak: Compact, Standaard of Uitgebreid.
Kolommen vastzetten (freeze).
Labels toevoegen en kolom labelscan
Voorbeeld tabel overzicht: verplichtingenregister
Tabel overzicht, met labels Overeenkomsttype, Vennootschap, Contractpartij, Voorwaardelijk en Verplichting.
Voorbeeld gegroepeerde tabel overzicht: verplichtingenregister per vennootschap
Tabel overzicht, met labels Overeenkomsttype, Vennootschap, Contractpartij, Voorwaardelijk en Verplichting. Gegroepeerd op Vennootschap.
Bord
Ideaal voor overeenkomsten per project, analyse van entiteit versus contractpartij, white-spot analyse. Met een bord overzicht kun je twee eigenschappen tegenover elkaar zetten en zien welke documenten waar vallen.
Kies een 'Selectie-label' voor de horizontale opties.
Voeg groepering toe voor verticale ordening.
Klik op een item om de document-samenvatting aan de rechterkant te bekijken.
Voorbeeld overzicht: Overeenkomsten per project
Instellingen: Layout, Bord. Label, Documenttype. Gegroepeerd op Project.
Kalender
Overzichten van belangrijke data en tijdgerelateerde inzichten.
Selecteer welke data je in de kalender wilt zien.
Klik op een item om de document-samenvatting aan de rechterkant te bekijken.
Inclusief datumlabels, actie-deadlines.
Voorbeeld overzicht: Acties kalender
Instellingen: Layout, kalender. Labels, Actie deadlines.
Inbox instellen en collega's uitnodigen
Video in ontwikkeling
Getekende contracten direct samengevat door Lynk AI
Nu je de basis hebt ingesteld met labels, documenttypes en overzichten. En je weet hoe je met Lynk AI kunt samenwerken. Is het tijd om Lynk te borgen in je processen en het zware werk voor je te laten doen in de achtergrond.
Met de inbox richt je een plek in waar je getekende contracten gemakkelijk naar kunt forwarden en Lynk AI de audit doet terwijl jij met andere zaken bezig bent. Log één keer per periode in en beoordeel de resultaten en registreer je contracten.
Inbox activeren
Navigeer naar het inbox tabje, aan de linkerkant en activeer je inbox.
kopieër het mailadress en sla dit op als contact. Ook later nog terug te vinden.
Mails met getekende contracten kun je forwarden naar dit adress en bij binnenkomst worden ze direct samengevat.
Alle gebruikers met edit rechten hebben toegang tot de inbox. Leesrechten gebruikers hebben géén toegang.
Collega's uitnodigen
Links onder vindt je gebruikersbeheer. Hier kun je nieuwe gebruikers uitnodigen en beheren.
Drie type rechten
Documenten bekijken op uitnodiging
Kan alleen documenten bekijken waar de gebruiker specifiek voor uitgenodigd is. Kan opmerkingen plaatsen.
Alle documenten bekijken
Kan alle documenten bekijken en opmerkingen plaatsen.
Volledige toegang
Toegang tot alle documenten, kan labels en opmerkingen plaatsen. Kan instellingen wijzigen.
Verder met Lynk
Nieuwe unieke labels maken, met label prompting
Integreren met meerdere sharepoints